NUOHARI järjestelmä on suunniteltu yhteistyössä nuohousalan ammattilaisten kanssa. NUOHARI järjestelmä toimitetaan palveluna ja on nettiselainkäyttöinen, eikä edellytä käyttäjältään minkäänlaisia ohjelmistoasennuksia, -päivityksiä, tai -varmistuksia.
Järjestelmällä hallitaan yrityksen toimialueen kohde-/kiinteistörekisteriä asiakastietoineen ja huoltokäynteineen. Järjestelmä soveltuu itsensä työllistävän nuohoojayrittäjän lisäksi yhtä hyvin lukuisia nuohoojia työllistävän yrityksen tarpeisiin.
Järjestelmä voidaan myös kytkeä yrityksen Laskumaatti-laskutusjärjestelmään, jolloin manuaalinen työ minimoidaan ja laskutus sekä reskontran hoito on vaivatonta.
Järjestelmään voi kirjata kohteille niin menneitä, kuin tulevia huoltokäyntejä.
1) Menneet huoltokäynnit: Haun avulla etsitään kohde järjestelmästä, tai lisätään kohde uutena rekisteriin. Tämän jälkeen kohteen huoltokäynti merkitään kohteelle yksikkömäärineen suoraan suoritettu tilaan.
2) Tulevat huoltokäynnit: Tulevat huoltokäynnit ovat järjestelmään etukäteen tietylle ajankohdalle kirjattuja käyntejä, joiden tila on järjestelmässä avoin. Asiakkailta voidaan vastaanottaa ja kirjata huoltokutsuja, tai suunnitella työntekijöille valmiita työlistoja. Työntekijät näkevät järjestelmästä heille määritellyt avoimet tehtävät. Työntekijöille voidaan myös tulostaa työlista, josta näkyy valmiina kohteiden huoltotiedot yhteystietoineen ja huomautuksineen.
Huoltokäynnin jälkeen työntekijän tarvitsee merkitä järjestelmään vain kyseisen kohteen huoltokäynti suoritetuksi, korjata tarvittaessa yksikkömäärät tai millä tavalla veloitus tehdään. Mikäli järjestelmään kirjatut pohjatiedot olivat kunnossa, työntekijä voi merkata helposti useita kohteita kerralla suoritetuksi.
Työn suorittaja kirjaa siis tyypillisesti järjestelmään suorittamansa huoltokäynnin. Järjestelmä tukee seuraavia veloitustapoja:
1) Laskutus: Tiedot käynnistä yksikkömäärineen viedään automaattisesti laskutukseen. Järjestelmä huolehtii myös automaattisesti, että asiakasta laskutetaan vähintään minimiyksikkömäärän verran. Laskutusjärjestelmä on erillinen järjestelmä, joten työntekijä ei tarvitse pääsyä laskutusjärjestelmään, vaan laskuttaja lähettää laskutusjärjestelmässä laskutusvalmiina olevat laskut haluamanaan ajankohtana asiakkaille. Tietojen kirjaaja ja laskuttaja voi olla myös sama henkilö.
2) Pikalaskutus: Kuten edellä, mutta lasku viedään automaattisesti laskutukseen ja lähetetään asiakkaalle välittömästi PDF muotoisena asiakkaan sähköpostiosoitteeseen.
3) Käteismaksu: Tiedot käynnistä yksikkömäärineen kirjataan järjestelmään ja merkitään ”Maksettu käteisellä”.
4) Korttimaksu: Tiedot käynnistä yksikkömäärineen kirjataan järjestelmään ja merkitään ”Maksettu kortilla”.
5) Laskutettu: Asiakkaalle voidaan jättää huoltokäynnin yhteydessä viitenumerollinen pankkisiirtolomake. Tiedot käynnistä yksikkömäärineen ja viitenumeroineen viedään automaattisesti laskutukseen ja merkitään siellä suoraan laskutetuksi. Tällöin voidaan käyttää normaalia laskutuksen reskontraa myös pankkisiirtomaksujen yhteydessä.